01
Tysiące maili z zamówieniami
Skrzynka działu handlowego puchnie. Połowa zamówień ginie w spamie lub odpowiada się po południu.
4-6 h dziennie na maile
Obsługujemy firmy z Warszawy i Mazowsza zdalnie z Łodzi
Automatyzacja zamówień dla firm w Warszawie
Wdrażamy AI, które przyjmuje, weryfikuje i rejestruje zamówienia z maila, telefonu, formularza i sklepu - w kilka sekund, bez błędów, 24/7. Dla hurtowni B2B, e-commerce i firm produkcyjnych z Mazowsza.
- 80% mniej pracy ręcznej w dziale zamówień
- 0 błędów w fakturach i pozycjach magazynowych
- 2-4 tyg. wdrożenia, ROI w 7-12 tygodni
5,0
ocena w Google
•
Zaufało nam 50+ firm w Polsce
Integrujemy się z systemami, których używa Twoja hurtownia
OpenAI
Claude
n8n
Make
Zapier
WooCommerce
Shopify
PrestaShop
Allegro
Slack
Gmail
Outlook
Google Sheets
Excel
PythonOpenAIClauden8nMakeZapierWooCommerceShopifyPrestaShopAllegroSlackGmailOutlookGoogle SheetsExcelPython01 · Zastosowania
Automatyzacja zamówień w Warszawie - co dokładnie wdrażamy?
6 scenariuszy, które realizujemy najczęściej dla firm z Mazowsza
Zamówienia z maila
AI odczytuje treść maila od kontrahenta, wyciąga produkty, ilości i termin - tworzy zamówienie w systemie.
Najczęstszy scenariusz w hurtowniach B2B w Warszawie. Kontrahent wysyła maila „proszę o 200 szt. produktu X i 50 szt. Y, dostawa na czwartek". AI rozumie język naturalny (GPT-4 / Claude), dopasowuje SKU do bazy produktowej, sprawdza dostępność, tworzy zamówienie.
- Rozpoznawanie SKU - AI uczy się Twojego katalogu, rozpoznaje nazwy potoczne i skróty
- Walidacja stanów - sprawdzenie magazynu w Subiekt/Comarch/własnym ERP zanim potwierdzi
- Auto-potwierdzenie - klient dostaje email z numerem zamówienia w 30 sek.
- Eskalacja przypadków granicznych - gdy AI ma wątpliwość (brak SKU, nietypowa ilość), kieruje do handlowca z pełnym kontekstem
OCR zamówień PDF i skanów
Dokumenty PDF, skany faksów, zdjęcia z telefonu - AI czyta, normalizuje, wprowadza do systemu.
Hurtownie często dostają zamówienia w starym formacie: PDF z tabelką, skan kartki z notesu, zdjęcie z magazynu klienta. AI rozumie wszystkie te formaty (OCR + LLM) i wyciąga ustrukturyzowane dane.
- OCR + GPT-4 Vision - 99,7% dokładności na czystych PDF, 95%+ na skanach niskiej jakości
- Normalizacja danych - „kg" / „kilogramy" / „kg." rozpoznane jako ta sama jednostka
- Walidacja cen - porównanie z cennikiem klienta i alert gdy odchyłka >5%
- Archiwum - oryginał dokumentu PDF dołączony do rekordu w systemie - audyt łatwy
Synchronizacja sklep -> magazyn -> kurier
Każde zamówienie w sklepie automatycznie zarezerwuje stan magazynowy, wygeneruje fakturę, zamówi kuriera.
Dla firm e-commerce w Warszawie integrujemy WooCommerce / Shopify / PrestaShop / BaseLinker z magazynem i firmami kurierskimi (InPost, DPD, GLS, DHL, UPS) w jeden bezobsługowy przepływ.
- Rezerwacja stanu w czasie rzeczywistym - koniec z overselling
- Auto-generowanie faktury VAT w iFirma / wFirma / Subiekt
- Etykieta kurierska generowana w tle, klient dostaje numer trackingowy
- Aktualizacja statusów - klient widzi w sklepie i dostaje SMS na każdym etapie
Integracja Allegro / marketplace
Zamówienia z Allegro, eBay, Amazon - jeden panel, jeden flow, automatyczna wysyłka.
Wielu sprzedawców z Warszawy sprzedaje równolegle na 3-5 platformach. Każda ma swój panel. Bez integracji to pełen etat tylko na obsługę zamówień. Automatyzujemy całość: zamówienia spływają do jednego systemu, AI przypisuje produkty do SKU, magazyn aktualizowany jednocześnie wszędzie.
- BaseLinker / API marketplace jako agregator
- Mapowanie wariantów - jeden produkt = wiele ofert na różnych platformach
- Synchronizacja stanu co 60 sek. (lub real-time przez webhooks)
- Dropshipping - przekierowanie zamówienia bezpośrednio do dostawcy
Statusy i powiadomienia do klienta
Klient nie musi pytać „gdzie moja paczka" - SMS i email automatycznie na każdym etapie.
Statystyki pokazują, że 30-40% telefonów do działu obsługi to pytanie „gdzie moja paczka". Automatyczne powiadomienia eliminują tę kategorię telefonów całkowicie. Zwiększa to NPS i uwalnia czas handlowca.
- SMS przy każdej zmianie statusu (SMSAPI, Twilio, SerwerSMS)
- Email z trackingiem i estymowanym czasem dostawy
- Personalizacja - inny ton komunikatu dla B2B i B2C
- Eskalacja opóźnień - alert do zespołu gdy kurier nie ruszył w 24h
Raporty i alerty dla handlowca
Codzienny raport o 9:00 - co sprzedaliśmy, kto opóźnia płatność, gdzie wąskie gardło.
Bez automatyzacji handlowiec spędza 2-3h dziennie na zbieraniu danych z systemu, Excela, maila. Po automatyzacji - dostaje gotowy raport w skrzynce o 9:00 z wszystkim co istotne.
- Dashboard real-time - bieżące zamówienia, marża, prognoza
- Alert overdue - klienci po terminie płatności z sugerowaną akcją
- Top klienci tygodnia - kto wymaga personalnego follow-up
- Wąskie gardła - alert gdy produkt X kończy się na magazynie
Inny scenariusz w Twojej firmie? Zautomatyzujemy praktycznie każdy proces związany z zamówieniami.
Umów bezpłatną konsultację02 · Korzyści
Co zyska Twoja firma z Warszawy po automatyzacji zamówień?
Mierzalne efekty z naszych wdrożeń w hurtowniach, e-commerce i firmach produkcyjnych
0%
Mniej pracy ręcznej
Przyjęcia zamówień, przepisywanie do systemu, weryfikacja - 80% pracy znika.
0%
Dokładność
AI nie myli SKU, nie pomyli ilości, nie zapomni o rabacie dla stałego klienta.
24/7
Przyjmowanie zamówień
Klient z Niemiec wysyła zamówienie o 3 rano - rano jest już w magazynie.
0→1
Etaty w dziale
Z 3 osób w dziale operacji robi się 1 + AI. Reszta idzie na sprzedaż.
0s
Czas obsługi 1 zamówienia
Z 15 minut ręcznej obsługi do 60 sekund pełnego flow AI.
0-12 tyg.
ROI
Średni zwrot inwestycji u klientów z hurtowni B2B z Mazowsza.
03 · Diagnoza
Bez automatyzacji zamówień Twoja firma w Warszawie traci pieniądze
6 problemów, które słyszymy od klientów z Mazowsza co tydzień
02
Błędy w pozycjach i ilościach
Pomyłka w SKU, w ilości, w cenie - kosztowna reklamacja i nerwowa rozmowa z kontrahentem.
1 / 30 zamówień z błędem
03
Klient czeka 2 dni na potwierdzenie
Zamówienie złożone w piątek 16:30 jest obsługiwane we wtorek rano. Klient w międzyczasie zamawia u konkurencji.
48 h średni czas odpowiedzi
04
Dział operacji zamiast działu sprzedaży
3 osoby na pełen etat zajmują się przepisywaniem zamówień zamiast szukać nowych klientów.
3 FTE zamiast 1 + AI
05
Po 17:00 firma śpi
Zamówienia z weekendu, z popołudnia, z innej strefy czasowej - czekają do rana. Konkurencja online już je przejęła.
0/24 godzin online
06
Brak synchronizacji stanów
Sklep pokazuje „dostępne" - magazyn pokazuje 0. Klient kupuje, sprzedawca dzwoni z przeprosinami i zwrotem.
12+ overselli/mies.
Brzmi znajomo? Każdy z tych problemów rozwiążemy w 2-4 tygodnie.
Porozmawiajmy o rozwiązaniu04 · Case study
Hurtownia B2B z Pruszkowa - 200+ zamówień/tydzień na automacie
Realne dane z wdrożenia w firmie handlowej z Mazowsza
Z 3 osób w dziale operacji do 1 + AI w 3 miesiące.
Problem
Hurtownia dystrybuująca artykuły instalacyjne dla 400+ punktów sprzedaży w Polsce centralnej. 200+ zamówień tygodniowo - 60% maila, 30% telefon, 10% formularz na stronie. Trzy osoby w dziale operacji przepisywały ręcznie do Subiektu, generowały faktury, dzwoniły z potwierdzeniami. Średni czas obsługi zamówienia: 12 minut. Błędy w fakturach: 8-12 miesięcznie. Sprzedaż rosła, ale dział operacji nie nadążał.
Rozwiązanie
Pełna automatyzacja na n8n + GPT-4 + Make. Mail z zamówieniem -> AI parser -> mapowanie SKU -> walidacja stanu w Subiekt -> rezerwacja -> faktura -> etykieta InPost -> SMS do klienta -> rekord w CRM. Telefoniczne zamówienia: handlowiec wpisuje do formularza wewnętrznego, dalej automatycznie. Granicze przypadki (nieznane SKU, ilość 0, nietypowa cena) - eskalacja do handlowca z pełnym kontekstem mailowym.
0%mniej czasu na obsługę zamówień
3→1osoby w dziale operacji
0błąd w fakturach (było 10/mies.)
0 tyg.zwrot inwestycji (ROI)
„Spodziewaliśmy się oszczędności czasu - ale skala nas zaskoczyła. Z 3 osób, które zatrudnialiśmy w operacjach, jedna przeszła do sprzedaży, druga do logistyki. Trzecia (najmłodsza, IT-świadoma) została - razem z AI obsługuje teraz 250 zamówień tygodniowo zamiast 200. Konwertujemy więcej, bo odpowiadamy w minuty zamiast w dni." - Dyrektor operacyjny, hurtownia z Pruszkowa
05 · Proces
Wdrożenie automatyzacji zamówień w Twojej firmie krok po kroku
Od pierwszej rozmowy do działającego systemu - 2 do 4 tygodni
01
Konsultacja
30-min rozmowa online. Poznajemy Twój proces, systemy i największe wąskie gardła w obsłudze zamówień.
30 min02
Analiza i mapowanie
Mapujemy ścieżkę zamówienia od kontrahenta do dostawy. Wskazujemy 3-5 punktów do automatyzacji z szacunkiem ROI.
3-5 dni03
Wdrożenie
Budujemy automatyzację na n8n / Make, integrujemy z Twoim ERP / sklepem / magazynem. Test na produkcji ze świadomością handlowca.
2-4 tyg.04
Wsparcie i rozwój
Monitoring real-time. Co miesiąc raport KPI, co kwartał optymalizacja i dodawanie nowych przepływów.
ciągle06 · Opinie
Co mówią nasi klienci z Mazowsza?
3 wdrożenia, 3 firmy z woj. mazowieckiego
„Najszybszy zwrot z inwestycji w naszej historii. 9 tygodni i już byliśmy na plus. Dział operacji uwolniony do sprzedaży."
„Zamówienia z Allegro i własnego sklepu jadą w jeden system. Bez integracji to byłby pełen etat - teraz nie myślę o tym wcale."
„Zamówienia od kontrahentów spływają mailem - rano widzę gotowe rekordy w Subiekt z fakturami. Handlowcy dzwonią tylko do trudnych przypadków."
07 · Kontakt
Bezpłatna konsultacja - automatyzacja zamówień dla firm z Warszawy
Opisz krótko swój proces - oddzwonimy w 24h z wstępną wyceną i szacunkiem ROI
Wiadomość wysłana!
Dziękujemy za kontakt. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin.
O nas · CodeScriptum
Kim jesteśmy?
Pracujemy zdalnie ze studia w Łodzi - obsługujemy firmy z całej Polski centralnej
CodeScriptum to zespół specjalistów od automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem AI. Specjalizujemy się w obsłudze zamówień - od maila i telefonu po marketplace i sklep własny.
Pracujemy z firmami z Warszawy, Pruszkowa, Piaseczna, Legionowa i całego Mazowsza - 100% zdalnie, ze studia w Łodzi. Dla naszych klientów to zwykle plus: brak konieczności spotkań na żywo, szybsza komunikacja, niższy koszt.
Łączymy n8n, Make, Zapier, OpenAI, Claude i Google Cloud w spójne ekosystemy, które integrują się z Twoim Subiektem, Comarchem, WooCommerce, Shopify, BaseLinkerem - bez zmiany stosu.
Parsowanie maili
Zamówienia z maila do systemu w 30 sekund.
OCR PDF i skanów
Dokumenty od kontrahentów rozumiane przez AI.
Integracje ERP / sklep
Subiekt, Comarch, WooCommerce, Shopify, BaseLinker.
Dashboardy i alerty
Raporty real-time, alerty SMS dla handlowca.
08 · FAQ
FAQ - automatyzacja zamówień Warszawa
Najczęstsze pytania od firm z Mazowsza
Ile kosztuje wdrożenie automatyzacji zamówień w Warszawie?
Koszt zależy od liczby kanałów (mail, telefon, sklep, marketplace) i złożoności integracji z ERP. Wdrożenia w hurtowniach B2B na Mazowszu zaczynają się od ok. 8 000 zł. Bezpłatna wycena z szacunkiem ROI w 24h po konsultacji.
Jak długo trwa wdrożenie?
Typowo 2 do 4 tygodni. Prostsze wdrożenia (1-2 kanały, jeden ERP) zamykamy w 10-14 dni. Większe projekty z 4-5 integracjami i obsługą marketplace - do 6 tygodni etapowo.
Czy integrujecie się z Subiektem / Comarchem / wFirmą?
Tak. Integrujemy się z Subiekt GT/Nexo, Comarch ERP Optima/XL, wFirma, iFirma, Streamsoft, Symfonia oraz dowolnym systemem z API REST/SOAP. Również SAP, Microsoft Dynamics i Salesforce.
Co jeśli AI źle zinterpretuje zamówienie?
Wbudowany system eskalacji. Gdy AI ma wątpliwość (nieznany SKU, podejrzana ilość, nietypowa cena, brak danych klienta) - kieruje sprawę do handlowca z pełnym kontekstem mailowym. W naszych wdrożeniach 95-99% zamówień idzie automatycznie, 1-5% wymaga interwencji.
Czy obsługujecie firmy z Warszawy zdalnie?
Tak, 100% zdalnie. Konsultacje na Google Meet, wdrożenia przez VPN/SSH, komunikacja na Slack/Teams. W razie potrzeby spotykamy się stacjonarnie w Warszawie (zwykle 1-2 razy w trakcie projektu, np. na onboarding zespołu).
Czy macie dofinansowanie z funduszy europejskich?
Tak. Pomagamy z wnioskami w programach Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG), Mazowsze 2021-2027 i Polska Wschodnia. W programach SMART Path i ścieżka SMART dofinansowanie sięga 70% kosztów wdrożenia.
Czy moje dane są bezpieczne?
Hosting na Linode / AWS EU / Scaleway, szyfrowanie end-to-end, RODO compliance, NDA na życzenie. Dane klientów nie wychodzą poza UE. Na życzenie migrujemy automatyzację na Twój serwer.