Wdrożenie AI w firmie produkcyjnej — case study z Inowrocławia

wdrożenie AI w firmie produkcyjnej — case study z Inowrocławia

Poznajmy historię firmy produkcyjnej z Inowrocławia, która stała przed dylematem typowym dla wielu przedsiębiorstw na Kujawach. Złożone procesy, brak cyfryzacji i konkurencja z większymi graczami — to ceną, którą płaciła codziennie. Dziś opowiadamy, jak zmienili swoją działalność i co możesz przejąć z ich doświadczenia.

Firma na początku: chaos w procesach i brak odpowiedzi na cyfryzację

Nasza firma zajmuje się produkcją specjalistycznych polutantów chemicznych dla przemysłu spożywczego i ochrony roślin. Inowrocław, położony w sercu Kujaw-Pomorskiego, jest tradycyjnym centrum przemysłu chemicznego — wystarczy wspomnieć Soda Polskę, którą prawdopodobnie znasz. Region ma bogatą historię produkcji, ale także zmagał się z koniecznością modernizacji.

Przed wdrożeniem zmian, zespół spędzał 20-30 godzin tygodniowo na ręcznym wprowadzaniu danych zamówień do arkuszy kalkulacyjnych. Każda oferta przygotowywana była indywidualnie, bez automatyzacji — sprzedawcy manualnie wyliczali rabaty, porównywali możliwości produkcyjne, pisali maile z odpowiedziami. Klienci czekali średnio 48 godzin na wycenę, podczas gdy konkurencja z Warszawy czy Gdańska odpowiadała w ciągu 2 godzin.

Dodatkowo, firma nie posiadała nowoczesnej strony internetowej. Ich obecność online ograniczała się do starszego portalu z lat 2010-tych, bez responsywności, bez możliwości przeglądania katalogów produktów mobilnie. Współpracownicy nieraz usłyszeli od potencjalnych klientów: „Byliśmy zainteresowani, ale Wasz website wygląda, jakby firma już nie istniała”.

Problem trzeci: brak systemu do zarządzania relacjami z klientami

Informacje o klientach rozrzucone były po mailach, notesach i głowach pracowników. Kiedy sprzedawca wracał z chorobą, nikt nie wiedział, na jakim etapie są negocjacje z jego kluczowymi kontrahentami. Powtarzały się błędy — ten sam klient dostawał taką samą wiadomość mailową dwa razy, bo system CRM zwyczajnie nie istniał.

Nasza rekomendacja była jasna: firma potrzebuje trzech rzeczy jednocześnie. Po pierwsze, automatyzacji procesów AI — aby pozbyć się ręcznej pracy. Po drugie, nowoczesnego serwisu internetowego. Po trzecie, system CRM dla firm, aby kontrolować relacje z klientami.

Etap 1: Automatyzacja procesów przygotowania ofert

Zaczyliśmy od tego, co bolało najbardziej — przygotowania ofert. Wdrażając chatbota AI w firmie produkcyjnej, możesz zaoszczędzić dziesiątki godzin tygodniowo. W tym przypadku stworzyliśmy system, który integruje się z ich bazą danych produktów i automatycznie generuje wstępne wyceny na podstawie parameterów zamówienia.

Klient przychodzi na stronę, podaje: ilość, rodzaj produktu, termin dostawy. AI analizuje dostępne moce produkcyjne, bieżące koszty materiałów, rabaty obowiązujące dla danego segmentu klienta. W ciągu 2 minut system prezentuje przybliżoną ofertę z zastrzeżeniem, że menedżer sprzedaży zweryfikuje je w ciągu godziny.

Czasochłonność przygotowania pojedynczej oferty spadła z 30 minut do 5 minut (weryfikacja eksperta). To oznacza zaoszczędzenie około 40 godzin pracy każdy miesiąc. Dla firmy o 15-osobowym zespole sprzedażowym, to kwota zbliżona do pensji dodatkowego pracownika.

Etap 2: Nowa strona internetowa — prestiż i konwersja

Jednocześnie pracowaliśmy nad nową stroną internetową. Nowa witryna to nie tylko estetyka — to konkretny biznes. Katalog produktów z filtrowaniem, możliwość przesłania zapytania o ofertę bezpośrednio z produktu, panel do śledzenia zamówień dla zalogowanych klientów.

Strona została zoptymalizowana pod SEO — dziś firma pojawia się w wynikach wyszukiwania dla fraz takich jak „producent chemiczny Inowrocław”, „dostawca polutantów”, „hurtownia produktów chemicznych Kujawsko-Pomorskie”. Trafik organiczny w pierwszych trzech miesiącach wzrósł z zera do 150 sesji miesięcznie, a 30% tych sesji kończyło się wysłaniem zapytania.

Responsywny design oznaczał, że klienci mogą przejrzeć katalog produktów na telefonie, podczas gdy siedzą u siebie na kanapie o 21:00 — czyli poza godzinami pracy. Zanim wkroczysz w proces planowania kosztu strony internetowej, warto wiedzieć, że ROI przychodzi szybko — nawet w branży B2B.

Etap 3: Wdrożenie CRM — porządek w chaosie komunikacji

CRM dla firm w regionie Inowrocławia — szczególnie w branży produkcji chemicznej — był niemal nieznany, aż do tego wdrożenia. System pozwolił firmie na centralizację wszystkich informacji o klientach: historia kontaktów, wysłane oferty, podpisane umowy, planowane remonty urządzeń u danego kontrahenata.

Każdy pracownik sprzedażowy ma dostęp do pełnej historii relacji, co eliminuje powielanie się wiadomości. Kiedy menedżer przychodzi do pracy, widzi automatycznie wygenerowany dashboard: „Dzisiaj masz 3 oferty do wysłania, 5 klientów w stadiumie negocjacji, 2 następującej tygodniu przechodzą na nowe warunki umowy”.

System CRM pozwolił również na automatyzację zadań powtarzających się. Kiedy nowy klient zostanie dodany do systemu, automatycznie wysyła się do niego materiały handlowe, zaś po 5 dniach inny flow przygotowuje menedżerowi notatkę „Sprawdź, czy ten potencjalny klient już otrzymał nasze portfolio”.

Wyniki po 6 miesiącach: konkretne liczby

Sześć miesięcy po wdrożeniu całego ekosystemu, dane mówią same za siebie. Czas przygotowania oferty spadł z 30 minut do średnio 8 minut (łącznie z weryfikacją eksperta). Liczba wysłanych ofert wzrosła z 8-12 dziennie do 25-30. Przy takiej geometrii, to oznacza zwiększenie szans sprzedażowych o niemal 100%.

Konwersja — czyli odsetek ofert, które zamieniają się na umowę — wzrosła z 12% do 19%. Czemu? Bo klienci otrzymują wycenę szybciej, proces jest bardziej profesjonalny, a zespół sprzedaży ma czas, aby zamiast pisania ofert skupić się na budowaniu relacji. To jest efekt drugorzędny, ale niezwykle ważny.

Strona internetowa przynosiła średnio 8-12 zapytań miesięcznie z kanału organicznego, a co trzecie z nich przekształcało się w rozmowę sprzedażową. To odpowiada dodatkowym ~4 prawidłowym leadom miesięcznie — dla firmy z marżą 25%, to dodatkowe ~150 tys. zł przychodu rocznie z czystego organicznego traffiku.

Pracownicy? Zespół sprzedażowy zamiast mordować się z ręczną robotą, mógł teraz skupić się na rzeczach, które naprawdę przynoszą pieniądze — rozmowy z klientami, budowanie ofert złożonych, negocjacje. Satysfakcja pracowników wzrosła, co przełożyło się na zmniejszenie fluktuacji (zero odejść w ciągu 6 miesięcy wdrożenia).

Co warto zapamiętać z tego case study?

Ten przykład firmy produkcyjnej z Inowrocławia pokazuje, że wdrażanie AI w firmie zaczyna się od zidentyfikowania najbolączniejszych punktów. W tym wypadku to były procesy przygotowania ofert. Ale zwróć uwagę — nie były to jedyne zmiany. Strona internetowa i CRM pełniły role wspomagające, które razem z automatyzacją tworzyły spójny system.

Jeśli Twoja firma produkuje, sprzedaje B2B i obecnie „obracasz się” w chaosie komunikacji i ręcznych procesów, ten case study powinien stanowić dla Ciebie wzór. Zamawianie automatyzacji procesów AI w Inowrocławiu może być łatwiejsze, niż sądzisz — szczególnie jeśli masz już zdefiniowane, które procesy Cię mordują.

Czytaj też: 5 procesów w firmie, które możesz zautomatyzować za pomocą AI już dzisiaj. To praktyczny przewodnik, który pozwoli Ci zidentyfikować pierwsze kroki dla Twojej firmy.

Jak zacząć w Twojej firmie?

Jeśli prowadzisz biznes produkcyjny, handlowy lub usługowy w regionie Kujawsko-Pomorskim lub gdziekolwiek indziej, pierwszy krok jest zawsze ten sam. Przeprowadź audyt swoich procesów — gdzie traciasz czas? Gdzie popełniają się błędy? Gdzie źle komunikujesz się z klientami? Tylko wtedy będziesz wiedział, co automatyzować.

W CodeScriptum pomogliśmy już setkom firm z całej Polski — od producentów chemicznych po e-commerce’u. Zapraszamy Cię do bezpłatnego audytu AI, w którym przeanalizujemy Twoją situację i pokażemy, ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić. Jeśli jesteś z regionu Inowrocławia, Warszawy, Katowic czy jakiegokolwiek innego miasta — możemy pracować zdalnie, a efekty będą równie spektakularne.

Nie czekaj, aż konkurencja Cię wyprzedzi. Skontaktuj się dzisiaj i zacznij transformację cyfrową swojej firmy.