Stany magazynowe w sklepie i na Allegro się nie zgadzają - przyczyny i naprawa

Stany magazynowe w sklepie i na Allegro rozjeżdżają się wtedy, gdy każdy kanał ma własną liczbę sztuk, a ktoś lub coś zmienia ją tylko w jednym miejscu. Naprawa polega na wyborze jednego systemu jako źródła stanów, połączeniu z nim wszystkich kanałów, przez system do sprzedaży wielokanałowej albo własną integrację, i stałym sprawdzaniu rozbieżności.

Jak wygląda problem z niezgodnymi stanami?

Ten sam produkt ma inną liczbę sztuk w WooCommerce, na Allegro i w magazynie, a sprzedaż w jednym kanale nie zmniejsza stanu w drugim. Skutkiem są sprzedaż towaru, którego nie ma, anulowane zamówienia i gorsze oceny sprzedawcy.

• zamówienie na Allegro na produkt, który chwilę wcześniej kupiono w sklepie,
• oferta na Allegro zakończona, choć towar leży na półce,
• po zwrocie stan wraca tylko w jednym kanale albo wcale,
• sprzedaż rozmiaru M na Allegro zmniejsza w sklepie stan rozmiaru L,
• ktoś w zespole poprawia stany ręcznie po każdej dostawie i co tydzień liczy różnice.

Dlaczego stany w sklepie i na Allegro się nie zgadzają?

Bo nie ma jednego źródła prawdy o stanach albo synchronizacja działa z opóźnieniem lub na złym powiązaniu produktów. Najczęstsze przyczyny są organizacyjne, a nie techniczne.

Dwa źródła prawdy i ręczne poprawki

Stan zmienia się w panelu WooCommerce, w panelu Allegro i w programie magazynowym, a każda z tych zmian nadpisuje pozostałe przy następnej synchronizacji. Dostawa wpisana w magazynie znika, bo sklep wysłał swój stary stan, a ręczna korekta na Allegro wraca do poprzedniej wartości po godzinie.

Synchronizacja co kilka godzin

Synchronizacja uruchamiana co kilka godzin zostawia okno, w którym ostatnia sztuka może sprzedać się w dwóch kanałach. Im szybciej rotuje towar, tym częściej to się zdarza. W systemach wielokanałowych, takich jak Base (dawniej BaseLinker), częstotliwość zależy od ustawień modułu i planu konta.

Złe powiązanie produktów i wariantów

Każda oferta na Allegro musi być powiązana z konkretnym produktem lub wariantem w magazynie, najlepiej po SKU albo EAN. Jeśli powiązanie jest po nazwie albo oferta wielowariantowa jest połączona z produktem głównym zamiast z wariantami, sprzedaż jednego rozmiaru zmienia stan innego albo nie zmienia niczego.

Zwroty, anulacje i nieopłacone zamówienia

WooCommerce może wstrzymywać towar dla nieopłaconych zamówień przez ustawiony czas, a po anulowaniu przywraca stan. Jeśli integracja tego nie uwzględnia albo zwroty przyjmuje się bez zmiany stanu w systemie, liczby rozjeżdżają się po każdej anulacji i każdym zwrocie.

Integracja, która po cichu przestała działać

Wygasły token Allegro, wyłączony webhook albo scenariusz automatyzacji z błędem zatrzymuje synchronizację bez wyraźnego komunikatu. WooCommerce sam wyłącza webhook po ponad pięciu nieudanych dostarczeniach z rzędu. Jeśli stany przesyła scenariusz w n8n lub Make, sprawdź wpis automatyzacja w n8n lub Make przestała działać.

Zestawy i komplety

Zestaw sprzedawany jako osobny produkt ma własny stan, który nie zależy od stanów jego składników. Sprzedaż zestawu na Allegro nie zmniejsza wtedy liczby pojedynczych sztuk w sklepie, a sprzedaż ostatniej sztuki składnika nie kończy oferty zestawu. Stan zestawu powinien wynikać ze stanów składników, a sprzedaż zestawu zmniejszać każdy z nich.

Jak znaleźć miejsce, w którym stany się rozjeżdżają?

Prześledź historię kilku produktów z rozbieżnością: kto i kiedy zmienił stan oraz czy zmiana dotarła do wszystkich kanałów. Zwykle już kilka przypadków wskazuje jedną powtarzalną przyczynę.

W WooCommerce notatki zamówienia pokazują, kiedy sklep zmniejszył lub przywrócił stan produktu. W systemie wielokanałowym i w programie magazynowym sprawdź historię zmian stanu, a w logach integracji błędy z tego samego czasu. Jeśli różnica powstaje po zwrotach, problem leży w procesie przyjmowania zwrotów. Jeśli po dostawach, ktoś wpisuje dostawę poza źródłem. Jeśli losowo, przyczyną jest najczęściej opóźnienie synchronizacji albo przerwana integracja.

Jak zsynchronizować stany między sklepem a Allegro?

Wybierz jeden system jako źródło stanów, połącz z nim wszystkie kanały i zablokuj ręczne zmiany stanów w pozostałych miejscach. Kanały sprzedaży tylko odczytują stan i zgłaszają sprzedaż, a dostawy, zwroty i korekty wpisuje się wyłącznie w źródle.

Rezerwa i zasady dla ostatnich sztuk

Dla produktów, które sprzedają się szybko, ustaw rezerwę: pokazuj w kanałach o sztukę lub dwie mniej niż w magazynie albo kończ oferty przy niskim stanie. To kosztuje trochę dostępności, ale chroni przed anulowaniem zamówień. Ustal też, kiedy zamówienie rezerwuje towar: w chwili złożenia czy dopiero po opłaceniu, i ustaw tak samo wszystkie kanały.

Własna integracja: zdarzenia zamiast odpytywania

Przy własnej integracji reaguj na zdarzenia: webhook WooCommerce o nowym lub zmienionym zamówieniu oraz dziennik zdarzeń ofert Allegro, w którym jest zdarzenie zmiany stanu. Allegro zaleca wysyłanie zmian tylko wtedy, gdy oferta faktycznie się zmieniła, sprawdzanie odpowiedzi i rozkładanie żądań w czasie, bo zasoby ofert mają limity. Każda zmiana stanu powinna trafiać do kolejki z ponawianiem, a nie ginąć przy pierwszym błędzie.

Lista kontrolna synchronizacji stanów

• jeden system jest źródłem stanów, a ręczne zmiany są możliwe tylko w nim,
• każda oferta i każdy wariant jest powiązany z produktem po SKU lub EAN,
• zwroty i anulacje zmieniają stan w źródle,
• częstotliwość synchronizacji pasuje do tempa sprzedaży,
• szybko rotujące produkty mają rezerwę,
• błędy integracji i rozbieżności trafiają do raportu lub powiadomienia.

Połączenie WooCommerce z Allegro, magazynem i systemem wielokanałowym robimy przy wdrożeniach sklepów WooCommerce, a nietypowe przepływy, kolejki zmian i raporty rozbieżności budujemy w ramach automatyzacji procesów. Ten problem jest jednym z naszej listy 100 problemów z WooCommerce.