Sklepy internetowe Problem i rozwiązanie
Przeniesienie klientów i zamówień przy migracji sklepu - konta, hasła, historia i RODO
W skrócie
- Objaw: po migracji klienci nie mogą się zalogować, nie widzą swoich zamówień, a obsługa nie znajduje starych zamówień przy zwrotach i reklamacjach.
- Przyczyna: hasła są zapisane jako skróty, których nie da się odszyfrować, zamówienia przeniesiono bez powiązania z kontami albo wcale, a zgody marketingowe bez daty i źródła.
- Rozwiązanie: przenieś konta bez haseł i wyślij link do ustawienia nowego, zaimportuj zamówienia ze starymi numerami i powiązaniem z kontem, a zgody z dowodem ich udzielenia.
Nie masz czasu? Zrobimy to za Ciebie - Sklepy internetowe od 2 000 zł netto
Jak to wygląda
Nowy sklep startuje, a skrzynka obsługi zapełnia się pytaniami: „nie mogę się zalogować”, „gdzie jest moje zamówienie”, „mam kod rabatowy, który nie działa”. Klient, który kupował od lat, widzi puste konto. Przy zwrocie albo reklamacji obsługa szuka zamówienia w plikach eksportu albo w starym panelu, do którego zaraz straci dostęp. Problem rzadko wynika z jednego błędu importu, częściej z tego, że nikt wcześniej nie zaplanował, co stanie się z kontami, zamówieniami i zgodami po przełączeniu sklepu.
- klienci dostają komunikat o błędnym haśle,
- historia zamówień w koncie klienta jest pusta,
- numery zamówień w nowym sklepie nie zgadzają się z numerami z maili,
- newsletter trafia do osób, które nie wyraziły zgody, albo nie trafia do tych, które ją wyraziły.
Dlaczego tak się dzieje
Dane klientów są najbardziej powiązane ze wszystkimi innymi danymi sklepu i najbardziej wrażliwe. Eksport listy klientów to łatwa część. Trudne jest zachowanie powiązań między kontem, zamówieniami, zgodami i kodami rabatowymi.
Hasła nie przechodzą
Sklepy nie przechowują haseł, tylko ich skróty (hashe) utworzone algorytmem, którego nie da się odwrócić. Platformy abonamentowe zwykle w ogóle nie udostępniają skrótów, a nawet gdy są dostępne, nowa platforma używa innego sposobu ich sprawdzania. Da się zbudować mechanizm, który przy pierwszym logowaniu sprawdzi stare hasło według dawnego algorytmu, ale wymaga to dostępu do skrótów i znajomości algorytmu. Zwykle prostszy i bezpieczniejszy jest reset hasła.
Zamówienia bez powiązań
Zamówienie łączy klienta, produkty, ceny z dnia zakupu, płatność, dostawę i statusy. Jeśli zamówienia trafią do nowego sklepu jako osobne rekordy bez powiązania z kontem (np. przez inny adres e-mail lub ID klienta), klient ich nie zobaczy. Nowa platforma nadaje też własne numery, więc stary numer z maila nic nie mówi obsłudze.
Kupony, salda i punkty
Aktywne kody rabatowe, karty podarunkowe i punkty lojalnościowe obsługują moduły starej platformy, więc rzadko są w standardowym eksporcie. Jeśli ich nie odtworzysz, klient, który ma u Ciebie pieniądze lub rabat, nie może z nich skorzystać. To jedna z najczęstszych przyczyn złych opinii po migracji.
RODO przy migracji
Przeniesienie danych do nowego sklepu to dalsze przetwarzanie przez ten sam sklep, ale nowe są narzędzia i często dostawcy. Zgodnie z RODO musisz umieć wykazać zgody (rozliczalność), mieć umowy powierzenia z nowymi podmiotami przetwarzającymi dane i nie przenosić danych, których nie potrzebujesz (minimalizacja).
| Dane | Co przenieść | Na co uważać |
|---|---|---|
| Konta klientów | Dane kontaktowe i adresy, bez haseł | Unikalny e-mail jako klucz, nieaktywne konta |
| Zamówienia | Pozycje, ceny, statusy, stare numery | Powiązanie z kontem, okres reklamacji |
| Zgody marketingowe | Zgoda z datą, źródłem i treścią | Bez dowodu zgody nie wysyłasz newslettera |
| Kupony i salda | Aktywne kody, karty, punkty | Zwykle poza standardowym eksportem |
Pliki z eksportem klientów to dane osobowe. Nie przesyłaj ich zwykłym mailem ani przez publiczne linki, przechowuj w zabezpieczonym miejscu i usuń kopie robocze po zakończeniu migracji.
Pozostałe ryzyka, od wariantów produktów po przekierowania, opisujemy w liście 50 problemów z migracją sklepu internetowego. Przed startem zaktualizuj też politykę prywatności.
Darmowy skan sklepu
Sprawdź swój sklep za darmo
Wpisz adres, a przeniesiemy Cię do bezpłatnego skanu na stronie CodeScriptum.
Jak to rozwiązać krok po kroku
Przeniesienie klientów i zamówień przy migracji sklepu - konta, hasła, historia i RODO - https://codescriptum.pl/blog/przeniesienie-klientow-i-zamowien-przy-migracji-sklepu/
- Wyeksportuj klientów, zamówienia, zgody marketingowe, kupony i salda ze starego sklepu i zapisz pliki w zabezpieczonym miejscu. Sprawdź w panelu, czy eksport obejmuje adresy dostaw i dane firm.
- Ustal, czy przenosisz wszystkie konta, czy tylko aktywne. Konta bez zamówień i logowań od dawna rozważ pominąć albo usunąć zgodnie z polityką przechowywania danych.
- Zaimportuj klientów bez haseł, z adresem e-mail jako kluczem, a następnie zamówienia z powiązaniem z kontem i starym numerem zapisanym w osobnym polu lub w numeracji z prefiksem.
- Zaimportuj zgody marketingowe z datą, źródłem i treścią zgody do sklepu lub systemu mailingowego. Osoby bez dowodu zgody pomiń w wysyłkach marketingowych.
- Podpisz umowy powierzenia z nowymi dostawcami (hosting, mailing, płatności) i zaktualizuj politykę prywatności przed startem.
- Po starcie wyślij klientom wiadomość z informacją o zmianie i linkiem do ustawienia nowego hasła. Wcześniej sprawdź, czy maile z nowego sklepu nie trafiają do spamu.
- Po zakończeniu migracji usuń robocze kopie eksportu i upewnij się, że dostawca starej platformy usunął dane po wygaśnięciu umowy.
Jak sprawdzić, że zadziałało
Wybierz kilku klientów z długą historią zakupów i porównaj ich konta w obu sklepach: dane, adresy, liczba zamówień i ich numery. Na koncie testowym ustaw nowe hasło przez link z maila, zaloguj się i sprawdź historię zamówień. Wyszukaj w panelu nowego sklepu zamówienie po starym numerze.
Usługa CodeScriptum
Sklepy internetowe
od 2 000 zł netto
- WooCommerce, Shopify, PrestaShop, Shoper i sklepy dedykowane
- Migracja bez utraty pozycji w Google
- Integracje: płatności, InPost, BaseLinker, KSeF
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę przenieść klientów do nowego sklepu bez ich zgody?
Przeniesienie danych do nowego systemu tego samego sklepu zwykle nie wymaga nowej zgody, bo cel przetwarzania się nie zmienia. Trzeba jednak zaktualizować politykę prywatności i mieć umowy powierzenia z nowymi dostawcami. W nietypowych sytuacjach skonsultuj się z prawnikiem.
Czy wiadomość o resecie hasła to mailing marketingowy?
Wiadomość informująca o zmianie sklepu i konieczności ustawienia nowego hasła ma charakter informacyjny, związany z kontem klienta. Nie dodawaj do niej treści reklamowych, jeśli klient nie wyraził zgody na marketing.
Czy muszę przenosić stare zamówienia?
Nie zawsze do nowego sklepu, ale musisz mieć do nich dostęp przez cały okres, w którym klienci mogą składać reklamacje, oraz zachować dokumenty sprzedaży przez okres wymagany przepisami. Przeniesienie zamówień do kont jest wygodniejsze dla klientów i obsługi.
Pojęcia w tym artykule
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO) (otwiera się w nowej karcie) eur-lex.europa.eu
- Urząd Ochrony Danych Osobowych (otwiera się w nowej karcie) uodo.gov.pl
Podobne problemy
Sklepy internetowe
Migracja sklepu internetowego: 50 problemów i jak ich uniknąć (2026)
Przy każdym z 50 problemów podajemy najczęstszą przyczynę i konkretne rozwiązanie; jeśli wolisz oddać migrację zespołowi, który robi to na co dzień, przeprowadzimy ją za Ciebie.
Prawo i regulacje
Brak polityki prywatności albo kopia z innej strony - co musi zawierać i jak ją poprawić
Rozwiązanie Spis faktycznych procesów i narzędzi, polityka opisująca każdy z nich zgodnie z art. 13 RODO, link w stopce i przy formularzach oraz przegląd po każdej zmianie na…
Administracja WWW
WordPress nie wysyła maili z formularza - przyczyny i konfiguracja SMTP
Rozwiązanie Skonfiguruj wysyłkę przez SMTP ze skrzynki w swojej domenie lub usługi transakcyjnej, ustaw poprawnego nadawcę i rekordy DNS, a zgłoszenia zapisuj w bazie.
Sklepy internetowe
Spadek ruchu po migracji sklepu - co sprawdzić najpierw i jak to naprawić
Rozwiązanie Ustal, które strony straciły ruch, sprawdź ich przekierowania, indeksowanie i treści, uzupełnij brakujące przekierowania i zgłoś nową mapę witryny w Search Console.
