Klient wysy\u0142a zam\u00f3wienie w tre\u015bci maila, w za\u0142\u0105czniku PDF albo w arkuszu, a pracownik czyta je i wpisuje pozycja po pozycji do systemu. Przy kilku zam\u00f3wieniach dziennie to drobiazg, przy kilkudziesi\u0119ciu to sta\u0142y etat i sta\u0142e ryzyko pomy\u0142ki. Do tego zam\u00f3wienie wys\u0142ane w pi\u0105tek po po\u0142udniu \u0142atwo zauwa\u017cy\u0107 dopiero w poniedzia\u0142ek.<\/p>\n
Bo mail to nie uporz\u0105dkowany plik, tylko wiadomo\u015b\u0107 pisana przez cz\u0142owieka. Ka\u017cdy klient ma w\u0142asny wz\u00f3r, a wa\u017cne informacje bywaj\u0105 jednocze\u015bnie w tre\u015bci, w za\u0142\u0105czniku i w podpisie.<\/p>\n
Jeden wysy\u0142a PDF wygenerowany ze swojego systemu, drugi tabel\u0119 w tre\u015bci maila, trzeci zdj\u0119cie odr\u0119cznej listy. Regu\u0142y oparte na po\u0142o\u017ceniu p\u00f3l dzia\u0142aj\u0105 tylko dla jednego wzoru i psuj\u0105 si\u0119 przy ka\u017cdej jego zmianie.<\/p>\n
Klient pisze \u201erura 32 szara x10\u201d, a w systemie produkt ma kod, pe\u0142n\u0105 nazw\u0119 i jednostk\u0119. Dopasowanie wymaga wiedzy o asortymencie i o tym, jak dany klient zwykle zamawia.<\/p>\n
\u201eProsz\u0119 dostarczy\u0107 na budow\u0119, nie na adres siedziby\u201d, \u201ejak nie ma szarej, mo\u017ce by\u0107 czarna\u201d, \u201ecena jak w ofercie z marca\u201d. Takie dopiski zmieniaj\u0105 zam\u00f3wienie, a \u0142atwo je przeoczy\u0107 przy przepisywaniu.<\/p>\n
Automat odbiera wiadomo\u015b\u0107, odczytuje z niej dane do ustalonej struktury, dopasowuje pozycje do Twojej listy produkt\u00f3w, sprawdza je regu\u0142ami i przygotowuje zam\u00f3wienie do zatwierdzenia. Cz\u0142owiek zatwierdza wynik zamiast przepisywa\u0107.<\/p>\n
Ten sam schemat dzia\u0142a dla tre\u015bci maila, PDF i arkuszy. Zmienia si\u0119 tylko spos\u00f3b odczytu, a regu\u0142y walidacji i zapis w systemie zostaj\u0105 te same. Taki przep\u0142yw mo\u017cna zbudowa\u0107 w n8n lub Make albo jako w\u0142asn\u0105 us\u0142ug\u0119, je\u015bli zam\u00f3wie\u0144 jest du\u017co albo system docelowy wymaga nietypowej integracji.<\/p>\n
Przy ka\u017cdej pozycji, kt\u00f3rej automat nie dopasowa\u0142 z wysok\u0105 pewno\u015bci\u0105, przy nowych klientach, nietypowych ilo\u015bciach i dopiskach zmieniaj\u0105cych warunki. Na start najlepiej, \u017ceby cz\u0142owiek zatwierdza\u0142 wszystkie zam\u00f3wienia.<\/p>\n
Gdy po kilku tygodniach wida\u0107, \u017ce dla sta\u0142ych klient\u00f3w i powtarzalnych pozycji poprawki si\u0119 nie zdarzaj\u0105, mo\u017cna pozwoli\u0107 automatowi zapisywa\u0107 takie zam\u00f3wienia samodzielnie, a cz\u0142owiekowi zostawi\u0107 wyj\u0105tki. Zatwierdzanie powinno odbywa\u0107 si\u0119 w jednym widoku: orygina\u0142 wiadomo\u015bci po jednej stronie, odczytane pozycje po drugiej, w\u0105tpliwe pola wyr\u00f3\u017cnione kolorem.<\/p>\n
Od pocz\u0105tku mierz dwie liczby: odsetek pozycji poprawianych przez pracownika i czas od wp\u0142yni\u0119cia maila do zatwierdzenia zam\u00f3wienia. Pierwsza pokazuje, czy odczyt i dopasowanie s\u0105 wystarczaj\u0105co dobre, druga, czy kolejka zatwierdze\u0144 nie sta\u0142a si\u0119 nowym w\u0105skim gard\u0142em.<\/p>\n
Najwi\u0119cej k\u0142opot\u00f3w sprawiaj\u0105 nie same odczyty, tylko to, co dzieje si\u0119 wok\u00f3\u0142 nich: duplikaty, korekty zam\u00f3wie\u0144 i s\u0142abo przygotowana lista produkt\u00f3w.<\/p>\n