Cennik jest w Excelu: jak przenieść go do konfiguratora 3D i zmieniać ceny bez programisty

Cennik z Excela da się przenieść do konfiguratora 3D bez przepisywania go do kodu: wystarczy ułożyć go w kilka tabel o stałej strukturze i importować plik przez panel. Wtedy zmiana cen to wgranie nowej wersji arkusza z datą obowiązywania, a nie zlecenie dla programisty.

Jak wygląda problem z cennikiem w konfiguratorze?

Ceny w konfiguratorze przestają zgadzać się z rzeczywistością po pierwszej zmianie cen stali, blachy albo drewna. Handlowcy poprawiają je ręcznie w ofertach, a klient widzi dwie różne kwoty.

• konfigurator pokazuje ceny sprzed kilku miesięcy, bo aktualizacja czeka w kolejce zleceń,
• cena z konfiguratora różni się od oferty o dopłaty, których nie przeniesiono,
• nikt nie wie, według której wersji cennika policzono cenę w starszym zapytaniu,
• w Excelu są wyjątki dopisane w komentarzach, których konfigurator nie zna.

Dlaczego cennika z Excela nie da się po prostu wgrać?

Bo arkusz przygotowany dla ludzi nie jest tabelą danych. Handlowiec rozumie scalone komórki, kolory i dopiski, a program potrzebuje jednoznacznych wierszy i kolumn.

Arkusz dla oczu, nie dla programu

Typowy cennik ma nagłówki w kilku wierszach, scalone komórki z wymiarami, ceny wyróżnione kolorem jako promocyjne i formuły odwołujące się do innych zakładek. Do tego wyjątki w komentarzach, np. inna dopłata za kolor przy dłuższych garażach.

Różne jednostki w jednym arkuszu

Garaż i altana mają cenę bazową za wymiar, ogrodzenie za metr bieżący, powłoka lub podłoga za metr kwadratowy, a brama czy oświetlenie za sztukę. Jeśli jednostka nie jest zapisana przy każdej pozycji, konfigurator nie wie, przez co pomnożyć cenę. Przy ogrodzeniach dochodzi podział na przęsła, słupki, bramy i furtki, z których każde liczy się inaczej, więc jedna kolumna „cena” bez jednostki prowadzi do pomyłek.

Brak zasad zaokrągleń i wersji

Klient wpisuje wymiar pośredni, a cennik ma ceny tylko dla kilku wymiarów. Bez zapisanej zasady, czyli zaokrąglenia w górę do kroku cennika albo ceny za metr, każdy liczy inaczej. Brak daty obowiązywania sprawia z kolei, że nie wiadomo, która wersja cennika jest aktualna.

Jak ułożyć cennik pod konfigurator?

Podziel cennik na kilka zakładek, w których każdy wiersz to jedna cena, a każda kolumna ma stałe znaczenie. Program czyta tylko wartości, więc formuły, kolory i scalone komórki zostają w wersji dla handlowców.

Każda opcja powinna mieć stały kod, np. KOL-7016 albo DACH-2SP, który nie zmienia się przy zmianie nazwy. Konfigurator, oferta i CRM odwołują się wtedy do tego samego kodu. Sumę zaokrąglaj raz, na końcu, a w pliku zapisz, czy ceny są netto czy brutto.

Przy altanach i pergolach cena zależy zwykle od wymiaru, rodzaju dachu i dodatków, takich jak ścianki, podłoga czy oświetlenie, więc dobrze pasuje do układu „cena bazowa plus dopłaty”. Więcej o konfiguratorze dla tej branży piszemy na stronie konfiguratora 3D altan.

Jak zmieniać ceny bez programisty?

Przez import pliku albo panel administracyjny, z walidacją i podglądem zmian przed publikacją. Programista jest potrzebny tylko wtedy, gdy zmienia się sposób liczenia, a nie same kwoty.

• Import pliku CSV lub XLSX: wygodny przy zmianie całego cennika, np. po podwyżce materiałów. Panel sprawdza, czy są wszystkie kolumny, czy ceny są liczbami i czy kody opcji istnieją, a przed zapisem pokazuje listę zmian. Przy CSV zwróć uwagę na kodowanie UTF-8, bo inaczej giną polskie znaki, oraz na separator: Excel z polskimi ustawieniami regionalnymi zwykle zapisuje CSV ze średnikiem, a liczby z przecinkiem dziesiętnym.
• Edycja w panelu: wygodna przy pojedynczych zmianach, np. nowym kolorze albo dodatku. Każda zmiana powinna zapisywać autora i datę.
• Wersje z datą obowiązywania: nowy cennik można wgrać wcześniej i ustawić datę, od której działa. Poprzednie wersje zostają w archiwum, a każde zapytanie zapisuje, według której wersji policzono cenę.

Dostęp do importu cennika powinny mieć tylko osoby, które odpowiadają za ceny, a każda publikacja powinna zostawiać ślad: kto, kiedy i z jakiego pliku. Przy błędzie w imporcie można wtedy szybko przywrócić poprzednią wersję, zamiast szukać pomyłki w setkach komórek.

Jak sprawdzić, czy konfigurator liczy tak samo jak dział sprzedaży?

Przelicz w konfiguratorze kilkanaście ostatnich ofert przygotowanych przez handlowców i porównaj kwoty pozycja po pozycji. Każda różnica powinna mieć wyjaśnienie: brakującą dopłatę, inną zasadę zaokrąglenia albo świadomy rabat handlowca.

Wybierz oferty różnego typu: najmniejszy i największy wymiar, kolor spoza palety, dużo dodatków i nietypowe wyjątki. Ten sam zestaw powtarzaj po każdej zmianie cennika, zanim nowa wersja zostanie opublikowana.

Cena „od” czy dokładna cena?

Na stronie produktu wystarczy cena „od”, czyli cena najtańszego wariantu, liczona z tego samego cennika, żeby nie rozjechała się po zmianie. W konfiguratorze pokazuj dokładną cenę dla wybranej konfiguracji, z jasnym dopiskiem, co obejmuje, np. czy zawiera transport i montaż. Jeśli część kosztów zależy od lokalizacji, oznacz cenę jako orientacyjną. Cenę „od” najlepiej przeliczać automatycznie przy każdej publikacji cennika, żeby strona produktu, konfigurator i dane strukturalne pokazywały tę samą kwotę.

Co sprawdzić przed importem cennika? Lista kontrolna

• każda zakładka ma jeden wiersz nagłówków i nie ma scalonych komórek,
• w komórkach są wartości, a nie formuły ani kolory z ukrytym znaczeniem,
• każda pozycja ma kod, jednostkę i cenę,
• zasady zaokrągleń i wyjątki są zapisane w osobnych zakładkach,
• cennik ma numer wersji i datę obowiązywania,
• wynik sprawdzono na zestawie prawdziwych ofert.

Koszt samego wdrożenia i to, jak złożoność cennika wpływa na wycenę, opisujemy we wpisie ile kosztuje konfigurator 3D. W każdym konfiguratorze 3D na stronę, który budujemy, cena liczy się z Twojego cennika, a sposób aktualizacji, czyli panel albo import pliku, ustalamy na etapie wyceny. Ten problem jest jednym z naszej listy 50 problemów z konfiguratorem 3D produktu.